idgard ist eine auf Datensicherheit spezialisierte Cloud-Storage-Lösung, welche mithilfe der patentierten Sealed-Cloud-Technologie geschützte Zusammenarbeit im Enterprise-Umfeld ermöglicht.
Im Rahmen der Weiterentwicklung der idgard Web-Plattform übernahmen mein Design-Kollege und ich die konzeptionelle und gestalterische Überarbeitung der Benutzerverwaltung. Ziel war es, die Administration großer Nutzerbestände (bis zu 20.000+ Accounts) effizienter zu gestalten und gemeinsam mit dem Produktmanagement und den Entwicklern bestehende Performance- sowie Usability-Probleme systematisch zu adressieren.
Auslöser waren wiederkehrende Hinweise aus NPS-Befragungen und Support-Daten, die insbesondere im administrativen Bereich deutliche Usability-Schwächen zeigten.
Ausgangslage
Über mehrere Jahre hinweg hatten NPS-Befragungen sowie Support-Auswertungen wiederkehrende Probleme in der Benutzerverwaltung sichtbar gemacht. Besonders Administrator:innen mit regelmäßiger Nutzung berichteten von:
vielen Seitenwechseln bei der Bearbeitung einzelner Nutzer
mangelnden Filter- und Suchmöglichkeiten
geringe Effizienz bei wiederkehrenden Aufgaben
Parallel dazu traten bei großen Nutzerzahlen erhebliche Ladezeiten auf (teilweise mehrere Minuten), was insbesondere bei Enterprise-Kunden zu Frustration führte. Support-Tickets und direkte Rückmeldungen von IT-Administrator:innen machten deutlich, dass sowohl Effizienz als auch Transparenz im Arbeitsprozess verbessert werden mussten.
Meine Rolle
Ich arbeitete als UX Designer im Tandem mit einem weiteren Designer. Gemeinsam verantworteten wir Research, Konzeption, Prototyping und Validierung innerhalb agiler Sprints. Das Projektteam bestand aus Product Owner, Frontend-Entwicklern, QA, Testautomatisierung und Scrum Master.
Meine Aufgaben umfassten:
Ableitung von Designentscheidungen aus NPS-Daten, Support-Tickets und Nutzertests
Konzeption der neuen Listen- und Detailansicht-UX
Entwicklung klickbarer Prototypen für Einzel- und Mehrfachbearbeitung von Benutzern
Planung und Durchführung von zwei User-Test-Runden
Quantitative Analyse
Wir analysierten:
NPS-Daten über mehrere Jahre
Freitextkommentare aus Befragungen
über 50 Support-Tickets mit Bezug zur Benutzerverwaltung
Dabei zeigte sich ein klares Muster: Nicht fehlende Funktionen, sondern mangelnde Übersicht und ineffiziente Workflows waren die Hauptprobleme.
Qualitative Validierung
In zwei Testphasen mit internen und externen Enterprise-IT-Administratoren untersuchten wir:
Navigationsverhalten
Bearbeitungsdauer einzelner Aufgaben
Wahrnehmung von Komplexität
Verständnis von Filter- und Auswahlmechanismen
Im Verlauf des Projekts wechselten wir teilweise von moderierten zu unmoderierten Tests mit Hilfe des Tools Maze um schneller und mit größerer Stichprobe Feedback zu erhalten. Dies erhöhte die Iterationsgeschwindigkeit spürbar. Maze erlaubte uns die Mausbewegungen und Klick unserer Probanden zu tracken und auf Basis dessen Heatmaps zu generieren welche den Fokus der Nutzer wiederspiegelten.
Zentrale Erkenntnis: Es wurde deutlich, dass die Nutzerliste als zentrale Arbeitsoberfläche wahrgenommen wird und Seitenwechsel den Arbeitsfluss unterbrechen. Besonders zeitkritisch waren Aufgaben wie Rollenvergabe, Lizenzzuordnung und Statusprüfung mehrerer Accounts.
Die neue Benutzerverwaltung wurde so gestaltet, dass Administratoren Nutzer schneller finden, bearbeiten und kontrollieren können.
1. Benutzerdetails ohne Kontextverlust
Was sich geändert hat
Anstelle separater Detailseiten wurde eine seitlich einblendbare Bearbeitungsansicht eingeführt. Administratoren können Nutzer einsehen und bearbeiten, ohne die Benutzerliste zu verlassen. Dies reduzierte Navigationsschritte und verbesserte die Orientierung im Arbeitsprozess.
2. Kontextabhängige Aktionen und effiziente Bearbeitung mehrerer Benutzer
Was sich geändert hat
Bei Auswahl eines oder mehrerer Benutzer passt sich die Oberfläche kontextabhängig an: relevante Aktionen werden hervorgehoben, irrelevante ausgeblendet.
Warum das wichtig ist
Klar erkennbare nächste Schritte
Besonders hilfreich bei großen Benutzerlisten
3. Einführung einer strukturierten Filterleiste für gezielte Auswahl von Nutzern
Was sich geändert hat
In der Nutzerforschung wurde deutlich, dass Administrator:innen häufig mit großen Nutzerlisten arbeiten und wiederkehrend nach bestimmten Kriterien filtern müssen (z. B. Aktivierungsstatus oder Unternehmenszugehörigkeit).
Um diese Arbeitsweise gezielt zu unterstützen, führten wir eine persistente Filterleiste oberhalb der Nutzerliste ein. Ziel war es, typische administrative Aufgaben nicht über Navigation, sondern durch kombinierbare Filter direkt im Kontext der Liste lösbar zu machen.
4. Anpassung des Design-Systems
Die bisher eingesetzte Material-UI-Bibliothek stieß bei der Visualisierung komplexer Zustände und spezifischer Enterprise-Anforderungen an ihre Grenzen. Im Zuge der Überarbeitung der Benutzerverwaltung entschieden wir uns daher für die Einführung von Flowbite als neue Komponentenbasis. Zur strukturierten Übergabe an die Entwicklung dokumentierten wir Komponenten, Animationen und Designregeln in Supernova, um eine konsistente Implementierung sicherzustellen.
Nach dem Release zeigte sich ein klarer Effekt:
75 % weniger Beschwerden zur Benutzerverwaltung im Vergleich zu den Vorjahren
Höhere Zufriedenheit von Administratoren (Ø 3,4 / 5)
Positives Feedback aus zwei User-Test-Runden und von Bestandskunden
Spürbare Entlastung des Supports und unserer Customer Success Manager
Die UX der administrativen Workflows wurde vom limitierenden Faktor zu einem positiven Differenzierungsmerkmal.
Das Projekt hat mir gezeigt, wie wichtig es ist, komplexe Enterprise-Interfaces an den tatsächlichen Arbeitsablauf der Nutzer anzupassen. Kleine Änderungen wie Sidebar-Ansichten oder Filterleisten können die Produktivität deutlich erhöhen, ohne die bestehende Systemlogik zu verändern.
Zudem habe ich gelernt, wie wertvoll eine systematische Testinfrastruktur im agilen Umfeld ist. Der Wechsel zu unmoderierten Tests ermöglichte schnellere Iterationen und eine breitere Validierungsbasis.
Gleichzeitig wurde für mich deutlich, dass Enterprise-UX oft bewusst zurückhaltend gestaltet werden muss: klare Typografie, reduzierte Farben und konsistente Layouts schaffen Vertrauen und erleichtern die tägliche Arbeit.
