idgard ist eine sichere Cloud-Kollaborationsplattform mit Schwerpunkt auf geschütztem Datenaustausch im Enterprise-Umfeld.
Im Zuge der stark zunehmenden Nutzung von Microsoft Teams während der Corona-Pandemie entstand der Bedarf, idgard direkt in MS Teams zu integrieren. Ziel war es, eine eigenständige Teams-App zu entwickeln, die zentrale Funktionen der Web-Anwendung abbildet – jedoch unter erheblichem Zeitdruck und mit stark reduziertem Funktionsumfang.
Da nur etwa 20 % der bestehenden Features innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens umgesetzt werden konnten, bestand die zentrale Herausforderung darin, die für Nutzer relevantesten Funktionen zu identifizieren und auf eine neue, plattformspezifische Oberfläche zu übertragen.
Ausgangslage
Viele Bestandskunden nutzten MS Teams intensiv für ihre interne Kommunikation. Gleichzeitig bestand insbesondere im Bildungs- und Behördenumfeld Skepsis gegenüber der Nutzung von OneDrive für sensible Dokumente.
Eine idgard-Integration in MS Teams sollte daher:
sicheren Datenaustausch innerhalb bestehender Teams-Workflows ermöglichen
die Hürde für den Wechsel zwischen Chat und File Sharing reduzieren
gleichzeitig Entwicklungsaufwand und Time-to-Market begrenzen
Die bestehende Web-App konnte nicht einfach eingebettet werden. Microsoft empfiehlt für Teams eigenständige, plattformkonforme Anwendungen. Die App musste daher neu konzipiert und technisch neu entwickelt werden.
Meine Rolle
Ich war als UX Designer verantwortlich für:
Feature-Priorisierung aus Nutzersicht (zusammen mit dem Product Owner)
Konzeption und Prototyping der Teams-App
Abstimmung mit Product Owner und Entwicklern
Validierung durch Nutzertests
Qualitätssicherung aus UX-Perspektive
Da nur ein Bruchteil der bestehenden Web-Funktionalität umgesetzt werden konnte, lag der Fokus zunächst auf der Identifikation der wichtigsten Nutzungsszenarien.
Wir führten Gespräche mit fünf Bestandskunden, die frühzeitig Interesse an einer Teams-Integration geäußert hatten. Zusätzlich validierten wir priorisierte Funktionen in Klick-Dummys mit denselben Nutzergruppen.
Es zeigte sich:
Administrationsfunktionen waren für die Teams-Variante nachrangig
Zentrale Bedeutung hatte die einfache Navigation durch Ordner („Boxen“)
Rechtevergabe beim Anlegen von Ordnern war geschäftskritisch
Dateien sollten direkt im Teams-Chat geteilt werden können
Ein reduzierter und verständlicher File Explorer wurde klar bevorzugt
Konzeptionelle Leitidee
Die Teams-App wurde nicht als verkleinerte Web-Version gedacht, sondern als fokussiertes Arbeitswerkzeug innerhalb des Teams-Kontexts. Statt Feature-Parität anzustreben, konzentrierten wir uns auf drei Kernbereiche:
Navigieren & Verwalten von Dateien
Einladen und Berechtigen von Ordner-Mitgliedern
Direktes Teilen im Chat
1. Nutzung von Microsoft Fluent UI
Um Vertrauen zu schaffen und eine nahtlose Integration zu gewährleisten, orientierten wir uns am Fluent UI Design System von Microsoft.
Bestehende idgard-UI-Muster wurden bewusst zurückgenommen zugunsten plattformkonformer Komponenten und Interaktionsmuster. Dies erleichterte sowohl die technische Umsetzung als auch die Akzeptanz bei Nutzern.
2. Reduzierter File Explorer
Der File Explorer wurde bewusst vereinfacht:
Weniger Spalten
Fokus auf Dateiname, Typ und Sicherheitsstatus
Breadcrumb-Navigation statt Tree-Sidebar
Die Entfernung der linken Navigationsleiste schuf Platz und verbesserte die Responsivität, ein Aspekt, der in der ursprünglichen Web-Version nicht ausreichend berücksichtigt war.
In Nutzertests zeigte sich eine schnellere Orientierung und reduzierte Suchzeiten bei Aufgaben innerhalb der Dateiansicht.
3. Neu konzipierte Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung wurde grundlegend vereinfacht.
Statt Mitglieder und Nicht-Mitglieder in einer gemeinsamen Tabelle darzustellen, zeigt die neue Ansicht ausschließlich bestehende Mitglieder. Neue Nutzer können über eine Autocomplete-Suche eingeladen werden.
Falls kein bestehender Account gefunden wird, wird direkt das Anlegen eines Gast-Accounts angeboten.
In Validierungstests konnten typische Aufgaben wie das Hinzufügen oder Anpassen von Berechtigungen rund 33 % schneller abgeschlossen werden als in vergleichbaren Tests der Web-Oberfläche.
4. Message Extension für direktes Teilen
Um Medienbrüche zu vermeiden, entwickelten wir zusätzlich eine idgard Message Extension. Nutzer können Dateien direkt aus dem Chat heraus suchen und als Link einfügen, ohne auf den App-Reiter wechseln zu müssen.
In Tests wurde diese Funktion von 75 % der Teilnehmenden intuitiv gefunden und im Durchschnitt in unter 25 Sekunden erfolgreich genutzt.
5. Bewusste Feature-Streichung: Datenräume
Ein für viele Kunden wichtiges Feature (sogenannte „Datenräume“ mit komplexer Rechtevererbung und erweiterten Sicherheitsoptionen) wurde aus Zeit- und Komplexitätsgründen nicht umgesetzt.
Stattdessen leiteten wir Nutzer bei Bedarf transparent zur Web-Anwendung weiter. Diese Entscheidung war ein bewusster Trade-off zugunsten von Time-to-Market und Stabilität.
Ergebnis & Impact
Nach Release wurde die Teams-App von mehreren Bestandskunden aktiv genutzt und erfüllte vertragliche Anforderungen im Kontext der verstärkten Home-Office-Nutzung. NPS-Rückmeldungen und qualitative Rückfragen zeigten, dass die App als sinnvolle Erweiterung wahrgenommen wurde. Obwohl die Nutzungszahlen hinter anfänglichen Erwartungen zurückblieben, etablierte sich die Teams-Integration als strategisch relevantes Produktmodul.
Das Projekt hat mir gezeigt, wie anspruchsvoll Feature-Priorisierung unter Zeitdruck ist. Die Reduktion auf weniger als 20 % des ursprünglichen Funktionsumfangs erforderte klare Entscheidungen und eine konsequente Ausrichtung am Nutzungskontext.
Zudem wurde deutlich, dass Plattform-Integration nicht nur eine technische, sondern vor allem eine gestalterische Herausforderung ist. Die Orientierung an bestehenden Design-Systemen wie Fluent UI erleichtert Akzeptanz und verkürzt Entwicklungszyklen.
Rückblickend war die bewusste Fokussierung auf Kernfunktionen entscheidend, um innerhalb eines engen Zeitfensters ein stabiles und nutzbares Produkt zu veröffentlichen.